Функциональное назначение графика движения документов заключается в: оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации; создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке документов сотрудниками бухгалтерской службы; повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на предприятии.
Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.
В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.
Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.
В этой связи основными принципами графика движения документов является: соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери; пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным; быстрота и четкость обработки поступившей информации; оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.
Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.
Общими этапами движения для всех документов учета являются: создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций; перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления; проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей; трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям; архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.
Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится: существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет; равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени; повышение производительности труда работников бухгалтерской службы; усиление контроля всех процессов учета; усовершенствование процесса автоматизации учета; возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.
Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении: перечней исходных документов, которые должны быть исполнены; списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу; схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия; графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов; порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю; типовых методик и технологий обработки документов.
Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.
Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.
Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.
Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете может быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным перечнем работ по движению бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.
